Welche Bedeutung hat Compliance-Dokumentation (Beweis, Entlastung, etc.)?

Die ordnungsgemäße Dokumentation stellt das Kernelement eines guten Compliance-Systems dar. Nicht nur stellt der Gesetzgeber durch diverse Gesetze unterschiedliche Dokumentationspflichten an Unternehmen auf, welche sogar sanktioniert werden können. Die Bedeutung der Dokumentation für ein Compliance-Programm ist auch abgesehen davon erheblich. So entfaltet die richtig geführte und in das Compliance-System eingefügte Dokumentation diverse positive Funktionen im gesamten Unternehmensgefüge.

Die nebenstehende Illustration enthält die wesentlichen Funktionen der Compliance-Dokumentation.

Am Beispiel der Beweisfunktion lässt sich klar zeigen, wie wichtig die Dokumentation für Compliance-Funktionen sein kann: Macht ein deutsches Unternehmen Geschäfte mit britischen Partnern, so wird es unter Umständen nach dem UK Bribery Act (Gesetz zur Korruptionsbekämpfung) in die Haftung genommen. Das Gesetz sieht jedoch die Möglichkeit der Haftungsvermeidung vor, wenn das Vorhandensein eines entsprechenden Compliance-Systems nachgewiesen wird. Ohne frühere Dokumentation der Compliance-Maßnahmen wird der Nachweis wohl kaum gelingen können und die Enthaftung ausgeschlossen sein.

Die Vorteile und Funktionen der Compliance-Dokumentation sind vielfältig. Sie werden aber nur dann entstehen, wenn die Dokumentation durchdacht konzipiert und im Unternehmensgefüge richtig implementiert ist. So muss etwa über den Ort der zu speichernden Daten sowie über die Sicherheitsvorkehrungen, wie etwa Zutritts- und Zugriffskontrollen, entschieden werden. All dies setzt entsprechende Kenntnisse voraus.

Verlässliche Informationen und eine fundierte Ausbildung im Bereich der Compliance-Dokumentation stellen somit eine unerlässliche Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit eines Compliance-Systems dar. Die Seminare der Compliance Academy reichen von Grundlagenschulungen bis hin zu Spezial- und Update-Seminaren, die einzelne Themenbereiche oder aktuelle Entwicklungen thematisieren und gewährleistet eine vollumfängliche Ausbildung auf höchstem Niveau, die durch die Kooperation mit der Europa Universität Viadrina besiegelt wird.